Tietosuojaseloste

Origo Isännöinti Oy kunnioittaa yksityisyyttäsi. Tässä selosteessa kuvataan, miten Origo Isännöinti Oy käsittelee henkilötietoja. Seloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön mukainen tietosuojaseloste sekä informointiasiakirja rekisteröidyille.

Tietosuoja-asetusten mukaisesti taloyhtiö on rekisterinpitäjä ja isännöintitoimisto on tietojen käsittelijä.

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö

Pirjo Niskala
asiakaspalvelu@origoisannointi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut Origo Isännöinti Oy:ltä, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja voidaksemme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumiseen liittyviä palveluita taloyhtiössänne.

Henkilötietojen käsittelijät

Isännöintiyrityksen henkilökunta ja kirjanpitäjä

Kerättävät henkilötiedot

Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja kirjanpitojärjestelmässä, ja se voi sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

huoneiston tiedot ml muutostyöilmoitukset
huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
syntymäajat
sähköpostiosoitteet
puhelinnumerot
sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
käyttäjätiedot (esim. sähköisen palvelukanavan rekisteröintitiedot)

Tietojen kerääminen

Henkilötietoa kerätään taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse ja sähköisen palvelukanavan rekisteröitymisen yhteydessä.

Varmistaaksemme tietojen ajan tasaisuuden, voimme myös päivittää tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Taloyhtiötä varten kerättävien tietojen lisäksi Origo Isännöinti Oy voi tallentaa myös sille luovutetut yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron omaan yhteystietokantaansa tiedottamista ja muuta kommunikaatiota varten.

Henkilötietojen käyttö

Käytämme henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä.

Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Sähköpostiosoitteista voidaan muodostaa postituslistoja.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika ja hävittäminen

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilö voi pyytää osoitteensa poistamista postituslistalta lähettämällä pyynnön sähköpostilla osoitteeseen asiakaspalvelu@origoisannointi.fi

Rekisterin suojaus

Rekisteri sijaitsee tietojärjestelmässä, joka on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain tietojen käsittelijän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy.

Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjällä on oikeus tarkastaa hänestä rekisterissä olevat tiedot ja vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavilla yhteystiedoilla

Origo Isännöinti Oy
Tarkastus-/ muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö
Hirsalantie 11
02420 Jorvas

Origo Isännöinti Oy vastaa pyyntöihin 1 kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa.

Käyttäjällä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että tietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Päivitetty 04.03.2023